Modèle d'email de report de rendez-vous
Pour reporter un rendez-vous, prévenez le plus tôt possible et faites le travail à la place de votre interlocuteur : proposez deux ou trois créneaux précis ou un lien de réservation, puis confirmez par écrit le nouvel horaire dès qu'il est choisi. Une phrase d'excuse suffit si le report vient de vous ; un deuxième report, lui, mérite un appel.
Par Alvyn Detavernier, fondateur · publié le
Quand l'utiliser
- Conflit d'agenda de votre côté, connu plusieurs jours à l'avance.
- Retard accumulé sur un chantier ou une mission précédente.
- Le client demande à décaler et vous voulez lui répondre vite avec des options.
- Réunion B2B à plusieurs participants dont l'un ne peut plus venir.
- Report collectif de tous les rendez-vous d'une journée : fermeture exceptionnelle, grève, intempéries.
Les modèles, prêts à copier.
Remplacez les éléments entre crochets par vos informations, relisez, envoyez.
Modèle 1
Report à votre initiative (trois créneaux)
Objet : Pouvons-nous décaler notre rendez-vous du [jour date] ?
Bonjour [Prénom], Un imprévu m'oblige à vous demander de décaler notre rendez-vous du [jour date] à [heure]. Je suis désolé(e) de ce changement. Voici trois créneaux possibles : - [jour date] à [heure] - [jour date] à [heure] - [jour date] à [heure] Si aucun ne convient, vous pouvez choisir directement dans mon agenda : [lien]. Je confirme dès réception de votre réponse. Bien cordialement, [Prénom Nom]Modèle 2
Le client demande un report (à envoyer au professionnel)
Objet : Demande de report de mon rendez-vous du [jour date]
Bonjour, J'ai un rendez-vous le [jour date] à [heure] au nom de [Prénom Nom]. Un empêchement m'oblige à vous demander de le décaler. Je serais disponible : - [jour date], [plage horaire] - [jour date], [plage horaire] Merci de m'indiquer si l'un de ces créneaux vous convient, ou de me proposer une autre date. Cordialement, [Prénom Nom] [Téléphone]Modèle 3
Confirmation du nouveau rendez-vous
Objet : Nouveau rendez-vous confirmé : [jour date] à [heure]
Bonjour [Prénom], C'est noté : votre rendez-vous est déplacé au [jour date] à [heure], [lieu ou lien de visio]. L'ancien créneau du [ancienne date] est annulé et l'invitation d'agenda a été mise à jour. Merci pour votre souplesse, et à bientôt. [Prénom], [Nom de l'entreprise]Modèle 4
Réunion à plusieurs participants
Objet : [Objet de la réunion] : nouvelle date à fixer
Bonjour à tous, [Prénom] ne pourra finalement pas être présent(e) le [jour date], et sa participation est indispensable sur [sujet]. Je propose donc de décaler notre réunion. Pouvez-vous indiquer vos disponibilités d'ici [date limite] ici : [lien du sondage de dates] ? Je confirmerai le créneau retenu à tout le monde et mettrai l'invitation à jour. Merci, [Prénom Nom]Modèle 5
SMS de report (intervention à domicile)
Bonjour [Prénom], [Prénom] de [Nom de l'entreprise]. Un retard sur le chantier précédent m'oblige à décaler votre intervention de [heure]. Je vous propose [jour] à [heure] ou [jour] à [heure]. Lequel vous convient ?Modèle 6
Report collectif (fermeture exceptionnelle)
Objet : Votre rendez-vous du [jour date] doit être déplacé
Bonjour [Prénom], En raison de [cause, par exemple : la fermeture exceptionnelle de nos locaux suite à un dégât des eaux], tous les rendez-vous du [jour date] sont reportés. Nous vous avons réservé un nouveau créneau le [jour date] à [heure]. S'il ne vous convient pas, choisissez-en un autre ici : [lien], ou appelez-nous au [téléphone]. Toutes nos excuses pour ce changement indépendant de notre volonté. L'équipe [Nom de l'entreprise]
Les conseils pour qu'il fonctionne.
- Proposez des créneaux complets (jour, date, heure), trois au maximum : au-delà, le choix devient une corvée.
- Mettez à jour l'invitation d'agenda existante au lieu d'en créer une nouvelle : l'historique et le lien de visio restent au même endroit.
- Pour un report collectif, réservez d'office un nouveau créneau à chaque client : c'est plus simple de dire oui que de chercher une date.
- Prévenez par téléphone si le report intervient moins de 24 heures avant.
- Envoyez toujours une confirmation écrite du nouvel horaire, même si tout s'est réglé au téléphone.
Les erreurs à éviter.
- Demander « Quand êtes-vous disponible ? » sans rien proposer.
- Reporter deux fois le même rendez-vous par email, sans un mot d'excuse plus appuyé ni un appel.
- Oublier d'annuler l'ancien créneau, et se retrouver avec deux rendez-vous dans l'agenda du client.
- Changer en même temps le lieu ou le format (présentiel ou visio) sans le signaler clairement.
- Laisser tourner les rappels automatiques de l'ancien horaire.
Les questions fréquentes.
Comment demander poliment de décaler un rendez-vous ?
Combien de temps à l'avance demander un report ?
Que faire si le client ne répond pas à la proposition de report ?
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