Modèle d'email d'annulation de rendez-vous
Prévenez dès que vous savez que le rendez-vous n'aura pas lieu, idéalement au moins 24 heures avant. L'email annonce l'annulation dès la première ligne, donne une raison courte, s'excuse si l'annulation vient de vous et propose tout de suite deux ou trois nouveaux créneaux, pour que la relation continue au lieu de s'arrêter là.
Par Alvyn Detavernier, fondateur · publié le
Quand l'utiliser
- Imprévu de votre côté : maladie, panne de véhicule, urgence sur un autre chantier.
- Conditions qui rendent le rendez-vous impossible : intempéries, matériel non livré, local inaccessible.
- Le client doit annuler et cherche une formulation simple à envoyer au professionnel.
- Confirmation écrite d'une annulation demandée par le client au téléphone.
- Annulation tardive ou absence : rappel courtois des conditions prévues à la réservation.
Les modèles, prêts à copier.
Remplacez les éléments entre crochets par vos informations, relisez, envoyez.
Modèle 1
Annulation de votre part avec nouveaux créneaux
Objet : Annulation de notre rendez-vous du [jour date] : nouveaux créneaux
Bonjour [Prénom], Je dois malheureusement annuler notre rendez-vous du [jour date] à [heure] en raison de [raison courte, par exemple : un empêchement de dernière minute]. Je suis désolé(e) pour ce contretemps. Je vous propose de nous voir à l'un de ces créneaux : - [jour date] à [heure] - [jour date] à [heure] - [jour date] à [heure] Répondez simplement avec celui qui vous convient, ou choisissez directement ici : [lien de réservation]. Bien cordialement, [Prénom Nom], [Nom de l'entreprise]Modèle 2
SMS d'annulation le jour même
Bonjour [Prénom], [Prénom] de [Nom de l'entreprise]. Je suis contraint(e) d'annuler notre RDV de [heure] aujourd'hui, toutes mes excuses. Je vous appelle dans l'heure pour fixer une nouvelle date.Modèle 3
Le client annule (à envoyer au professionnel)
Objet : Annulation de mon rendez-vous du [jour date] à [heure]
Bonjour, Je suis au regret de devoir annuler mon rendez-vous du [jour date] à [heure] avec [nom du professionnel], pris au nom de [Prénom Nom]. [Option : Je souhaiterais en reprendre un à partir du [date]. Pourriez-vous m'indiquer vos disponibilités ?] Merci de votre compréhension et de me confirmer la bonne prise en compte de cette annulation. Cordialement, [Prénom Nom] [Téléphone]Modèle 4
Confirmation d'une annulation demandée par le client
Objet : Votre rendez-vous du [jour date] est annulé
Bonjour [Prénom], Nous confirmons l'annulation de votre rendez-vous du [jour date] à [heure], comme demandé. Aucun frais ne vous sera facturé. Quand vous serez prêt(e) à reprogrammer, vous pouvez réserver en ligne ici : [lien] ou nous appeler au [téléphone]. À bientôt, [Nom de l'entreprise]Modèle 5
Annulation tardive : rappel des conditions
Objet : Votre rendez-vous du [jour date]
Bonjour [Prénom], Nous avons bien noté l'annulation de votre rendez-vous du [jour date] à [heure], reçue [délai, par exemple : deux heures avant]. Comme indiqué lors de la réservation et dans notre email de confirmation, les annulations faites moins de [délai] à l'avance donnent lieu à des frais de [montant] €. [Option : S'agissant d'une première fois, nous ne les appliquerons pas.] Nous restons à votre disposition pour fixer un nouveau rendez-vous : [lien] ou [téléphone]. Bien cordialement, [Nom de l'entreprise]
Les conseils pour qu'il fonctionne.
- Annoncez l'annulation dans la première phrase, et dans l'objet de l'email : le client ne doit pas avoir à lire trois lignes pour comprendre.
- Proposez des créneaux précis (jour, date, heure) ou un lien de réservation, plutôt que « dites-moi quand vous êtes disponible ».
- Le jour même, appelez d'abord puis confirmez par SMS : un email du matin peut ne pas être lu avant le départ du client.
- Supprimez l'événement d'agenda en l'annulant depuis l'invitation d'origine, pour qu'il disparaisse aussi du calendrier du client.
- Pour un rendez-vous B2B, proposez une alternative en visio si c'est le déplacement qui pose problème.
Les erreurs à éviter.
- Rester vague (« pour des raisons indépendantes de notre volonté ») à chaque annulation : une raison courte et vraie rassure davantage.
- Annuler sans proposer d'autre date, ce qui laisse au client tout le travail de reprogrammation.
- Prévenir par un simple email une heure avant le rendez-vous.
- Facturer des frais d'annulation qui n'avaient pas été communiqués avant la réservation.
- Reprocher son annulation au client dans un ton sec, alors qu'il a eu la correction de prévenir.
Les questions fréquentes.
Comment annuler un rendez-vous poliment par email ?
Combien de temps à l'avance faut-il annuler un rendez-vous ?
Peut-on facturer des frais d'annulation à un client ?
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