Modèle de rappel de rendez-vous
Envoyez un rappel 24 à 48 heures avant le rendez-vous, et un second le matin même pour les créneaux à fort enjeu. Le rappel tient en quelques lignes : date, heure, lieu, ce qu'il faut prévoir et un moyen simple de confirmer ou d'annuler, pour récupérer le créneau à temps plutôt que de constater une absence.
Par Alvyn Detavernier, fondateur · publié le
Quand l'utiliser
- Rendez-vous pris plus d'une semaine à l'avance, qui sortent facilement de la tête.
- Prestations où une absence coûte cher : consultation, coloration longue, visite technique.
- Rendez-vous qui demandent une préparation : documents à apporter, être à jeun, véhicule à déposer.
- Démonstration ou réunion B2B fixée plusieurs semaines plus tôt.
- Séances récurrentes (coaching, kinésithérapie, cours) dont l'horaire change d'une semaine à l'autre.
Les modèles, prêts à copier.
Remplacez les éléments entre crochets par vos informations, relisez, envoyez.
Modèle 1
SMS la veille
Rappel : RDV demain [jour] à [heure] chez [Nom de l'entreprise], [adresse]. Un empêchement ? Prévenez-nous au [téléphone] ou via [lien court].Modèle 2
Email 48 heures avant, avec préparation
Objet : Rappel : votre rendez-vous [jour date] à [heure]
Bonjour [Prénom], Petit rappel : nous vous attendons le [jour date] à [heure] au [adresse]. Pour que le rendez-vous soit le plus utile possible, pensez à apporter : - [Document ou élément 1] - [Document ou élément 2] Vous ne pouvez plus venir ? Merci de nous prévenir avant [heure limite] via [lien] ou au [téléphone] : nous pourrons proposer le créneau à une autre personne. À bientôt, [Nom de l'entreprise]Modèle 3
SMS le matin même (intervention à domicile)
Bonjour [Prénom], [Prénom du technicien] de [Nom de l'entreprise] passera aujourd'hui entre [heure] et [heure] pour [intervention]. Il vous appellera 30 min avant. Contact : [téléphone]Modèle 4
Rappel de réunion B2B en visio
Objet : Demain [heure] : [objet de la réunion]
Bonjour [Prénom], Je me réjouis de notre échange de demain à [heure]. Lien de connexion : [lien] Durée : [durée] Objectif : [résultat attendu en une phrase, par exemple : valider le périmètre et le budget du projet] Si l'horaire ne vous convient plus, choisissez un autre créneau ici : [lien de réservation]. À demain, [Prénom Nom]Modèle 5
Rappel avec demande de confirmation
[Nom de l'entreprise] : votre RDV du [jour date] à [heure] approche. Répondez OUI pour confirmer ou appelez le [téléphone] pour le déplacer. Sans réponse de votre part avant [heure limite], nous vous rappellerons.
Les conseils pour qu'il fonctionne.
- Deux rappels au maximum : un la veille ou l'avant-veille, un le matin même pour les rendez-vous longs ou coûteux.
- Rappelez l'heure limite d'annulation : un client qui sait qu'il peut encore prévenir le fait plus volontiers.
- N'écrivez « Répondez OUI » que si votre outil lit vraiment les réponses ; sinon, donnez un numéro ou un lien.
- Restez discret sur la nature du rendez-vous dans un SMS, qui s'affiche sur l'écran verrouillé : « votre RDV au cabinet » plutôt que le soin prévu.
- Programmez les envois entre 9 h et 19 h : un SMS reçu à 23 h agace plus qu'il ne rend service.
- Automatisez les rappels depuis votre agenda en ligne pour qu'aucun rendez-vous ne passe à travers.
Les erreurs à éviter.
- Envoyer un rappel sans l'adresse ni l'heure, obligeant le client à rechercher le message de confirmation.
- Multiplier les rappels (J-7, J-3, J-1, H-2), ce qui finit par être ignoré.
- Glisser une promotion dans le rappel : le message relève alors des règles de la prospection, qui exigent en principe le consentement préalable d'un particulier.
- Proposer une réponse par SMS que personne ne lit, et considérer le client comme absent alors qu'il avait prévenu.
- Oublier de mettre à jour le rappel automatique après un report, et rappeler l'ancien horaire.
Les questions fréquentes.
Combien de temps avant faut-il envoyer un rappel de rendez-vous ?
SMS ou email pour un rappel de rendez-vous ?
Faut-il le consentement du client pour lui envoyer un SMS de rappel ?
Comment réduire les rendez-vous non honorés ?
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