Modèle de confirmation de rendez-vous
Confirmez un rendez-vous dès qu'il est pris, par email ou par SMS. Le message reprend tout ce que le client cherchera le jour J : date avec le jour de la semaine, heure, adresse exacte ou lien de visio, durée, ce qu'il doit apporter et comment déplacer ou annuler. Un fichier d'agenda en pièce jointe évite la moitié des oublis.
Par Alvyn Detavernier, fondateur · publié le
Quand l'utiliser
- Rendez-vous pris par téléphone, pour laisser une trace écrite au client.
- Visite technique ou intervention à domicile sur un créneau horaire.
- Consultation en cabinet : santé, juridique, comptable, bien-être.
- Démonstration commerciale ou réunion de découverte en visio.
- Premier rendez-vous avec un nouveau client, qui ne connaît ni vos locaux ni vos règles d'annulation.
Les modèles, prêts à copier.
Remplacez les éléments entre crochets par vos informations, relisez, envoyez.
Modèle 1
Email complet (cabinet ou agence)
Objet : Rendez-vous confirmé : [jour date] à [heure]
Bonjour [Prénom], Votre rendez-vous est confirmé : Date : [jour date] à [heure] Durée : environ [durée] Avec : [Prénom Nom], [fonction] Adresse : [adresse complète], [étage, code d'accès] Accès : [parking, transports à proximité] Merci d'apporter [documents ou éléments nécessaires]. Besoin de déplacer ou d'annuler ? Faites-le au plus tard [délai, par exemple : 24 heures] avant via [lien] ou au [téléphone]. À bientôt, [Nom de l'entreprise]Modèle 2
SMS de confirmation
[Nom de l'entreprise] : votre RDV est confirmé le [jour date] à [heure], [adresse]. Pour le déplacer : [lien court] ou [téléphone].Modèle 3
Intervention à domicile (créneau)
Objet : Intervention confirmée le [jour date], entre [heure] et [heure]
Bonjour [Prénom], Nous confirmons notre passage le [jour date], entre [heure] et [heure], au [adresse du client], pour [nature de l'intervention]. Votre technicien sera [Prénom]. Il vous appellera environ 30 minutes avant son arrivée. Pour gagner du temps, merci de [préparation : dégager l'accès à la chaudière, prévoir la notice de l'appareil]. En cas d'empêchement, prévenez-nous au [téléphone] au plus tard la veille. [Prénom], [Nom de l'entreprise]Modèle 4
Rendez-vous en visio (B2B)
Objet : Confirmé : [objet de la réunion], [jour date] à [heure]
Bonjour [Prénom], Merci pour votre disponibilité. Voici le récapitulatif de notre échange : Date : [jour date], de [heure] à [heure] Lien : [lien de visio] Participants : [noms et fonctions] Ordre du jour proposé : 1. [Point 1, par exemple : vos objectifs pour le prochain semestre] 2. [Point 2] 3. [Point 3] Si vous souhaitez ajouter un sujet ou un participant, répondez à cet email. L'invitation d'agenda suit. Bien cordialement, [Prénom Nom], [Nom de l'entreprise]Modèle 5
Version formelle (profession réglementée)
Objet : Confirmation de votre rendez-vous du [date]
Madame, Monsieur, Nous vous confirmons votre rendez-vous avec Maître [Nom / le docteur Nom] le [jour date] à [heure], au cabinet situé [adresse]. Nous vous remercions de vous munir de [pièces à apporter]. Tout rendez-vous non annulé au moins [délai] à l'avance pourra être facturé selon les conditions remises lors de sa prise. Pour toute modification, contactez le secrétariat au [téléphone]. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. [Nom du cabinet]
Les conseils pour qu'il fonctionne.
- Mettez la date et l'heure dans l'objet : le client retrouve l'information sans ouvrir l'email.
- Écrivez toujours le jour de la semaine avec la date (« mardi 14 octobre ») : une erreur entre les deux saute alors aux yeux.
- Joignez un fichier .ics ou un lien « Ajouter à l'agenda » : c'est ce qui fait vraiment passer le rendez-vous dans le calendrier du client.
- Indiquez le délai d'annulation et ce qui se passe en cas d'absence, dès la confirmation et pas seulement dans le rappel.
- Pour une intervention à domicile, donnez un créneau plutôt qu'une heure, et annoncez un appel avant l'arrivée.
- Automatisez l'envoi depuis votre outil de prise de rendez-vous, mais vérifiez que l'adresse et le numéro affichés sont à jour.
Les erreurs à éviter.
- Oublier l'adresse complète, l'étage ou le code d'accès, et recevoir trois appels le matin même.
- Envoyer un lien de visio sans fuseau horaire à un client à l'étranger ou en outre-mer.
- Ne laisser aucun moyen simple de déplacer le rendez-vous, ce qui transforme un empêchement en absence.
- Facturer un rendez-vous non honoré alors que les conditions d'annulation n'avaient jamais été communiquées.
- Envoyer la confirmation depuis une adresse « noreply » à laquelle le client ne peut pas répondre.
Les questions fréquentes.
Faut-il confirmer un rendez-vous par email ou par SMS ?
Que doit contenir une confirmation de rendez-vous ?
Peut-on facturer un rendez-vous non honoré ?
D'autres modèles.
Rendez-vous
Modèle de rappel de rendez-vous
Modèles de rappel de rendez-vous par SMS et email : la veille, le matin même, en visio, avec confirmation. Quand l'envoyer et ce que dit la...
Rendez-vous
Modèle d'email de report de rendez-vous
Modèles d'email et de SMS pour reporter un rendez-vous : à votre initiative, à la demande du client, réunion à plusieurs, fermeture, nouvel...
Rendez-vous
Modèle d'email d'annulation de rendez-vous
Modèles pour annuler un rendez-vous par email ou SMS, de votre côté ou côté client, avec nouveaux créneaux, et pour rappeler vos conditions...
Passer à l'action.
Pour aller plus loin.
Des guides chiffrés, écrits à partir de ce qu'on explique à nos clients en appel.
Relance de devis : 10 modèles prêts à copier et 4 relances de facture impayée
Le calendrier qui fonctionne, 10 messages de relance de devis à copier tels quels, 4 relances de facture impayée conformes au droit français, et comment faire partir tout ça automatiquement.
Lire l'article
Avis Google : en obtenir plus, y répondre et faire supprimer un avis
Ce que Google supprime vraiment et ce qu'il laisse en ligne, la procédure de signalement et d'appel, les règles françaises sur les faux avis, et 12 modèles prêts à copier pour demander des avis et y répondre.
Lire l'article
Signature mail : l'ajouter dans Outlook, Gmail et Apple Mail (4 exemples)
Les étapes exactes pour chaque version d'Outlook, pour Gmail et pour Apple Mail, ce que doit contenir une signature professionnelle, 4 exemples, les bonnes tailles d'image et les correctifs aux problèmes les plus fréquents.
Lire l'article
Gagner du temps
Et si ces emails partaient tout seuls ?
Relances, confirmations, demandes d'avis : on automatise les messages qui reviennent chaque semaine, pour qu'ils partent au bon moment sans que vous y pensiez. 30 minutes pour voir ce qui est automatisable chez vous, gratuit et sans engagement.