Signature mail : l'ajouter dans Outlook, Gmail et Apple Mail (4 exemples)

Pour ajouter une signature mail dans Outlook, ouvrez Paramètres > Comptes > Signatures dans le nouvel Outlook et dans Outlook sur le web, ou Message > Signature > Signatures dans Outlook classique pour Windows. Dans Gmail, c'est Paramètres > Voir tous les paramètres, section « Signature ». Une signature professionnelle tient en quatre à six lignes : nom, fonction, entreprise, téléphone, site, et éventuellement un logo léger.

Le plus rapide est de la composer dans notre générateur de signature mail gratuit : quatre modèles, un aperçu en direct, un code prévu pour Gmail, Outlook et Apple Mail, et un bouton pour copier la signature avant de la coller en suivant les étapes ci-dessous. Toutes les procédures ont été vérifiées sur les aides officielles de Microsoft, Google et Apple le 27 octobre 2026.

Où trouver la signature dans chaque messagerie

Ajouter une signature dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web

Le nouvel Outlook pour Windows, Outlook sur le web et Outlook.com partagent les mêmes étapes :

1. Sélectionnez Paramètres (la roue dentée, en haut de la fenêtre).
2. Sélectionnez Comptes > Signatures. Si plusieurs comptes sont configurés, choisissez celui auquel appliquer la signature.
3. Sélectionnez « Ajouter une signature » et donnez-lui un nom distinct, par exemple « Complète » et « Réponses ».
4. Tapez ou collez votre signature dans la zone d'édition, puis ajustez la police, la couleur et le style.
5. Avec les cases à cocher du bas, choisissez de l'appliquer aux nouveaux messages, et aux réponses et transferts. Vous pouvez aussi les laisser vides et l'insérer à la main.
6. Sélectionnez « Enregistrer ».

Pour l'insérer à la main : dans un nouveau message, onglet Message, groupe Insertion, sélectionnez « Signature » puis la signature voulue. Pour la modifier, revenez dans Paramètres > Comptes > Signatures et cliquez sur le bouton de modification à côté de son nom. Microsoft précise un point souvent ignoré : si vous avez un compte Microsoft et utilisez à la fois Outlook et Outlook sur le web, il faut créer la signature dans les deux.

Ajouter une signature dans Outlook classique pour Windows

1. Ouvrez un nouveau message.
2. Dans le menu Message, sélectionnez Signature > Signatures.
3. Dans la liste « Compte de messagerie », choisissez le compte à associer : chaque compte peut avoir sa propre signature.
4. Sous « Sélectionner la signature à modifier », choisissez « Nouveau » et nommez la signature.
5. Composez la signature sous « Modifier la signature » : texte, liens, et bouton Image pour insérer un logo.
6. Sous « Choisir une signature par défaut », sélectionnez-la dans « Nouveaux messages » et, si vous le souhaitez, dans « Réponses/transferts ».
7. Cliquez sur OK.

Microsoft signale deux pièges. D'abord, la nouvelle signature ne s'ajoute pas au message ouvert à l'étape 1, même si vous l'avez définie par défaut : insérez-la à la main via Message > Signature, les messages suivants l'auront automatiquement. Ensuite, les signatures d'Outlook classique sont stockées sur l'appareil où elles ont été créées : sur un autre ordinateur, il faut la recréer, ou passer par une signature gérée dans votre compte Microsoft quand c'est possible.

Pour modifier une signature existante : Fichier > Options > Courrier > Signatures. Pour une mise en page plus riche (tableau, bordures), Microsoft conseille de la composer dans Word puis de la coller dans la zone « Modifier la signature ». Pour redimensionner un logo, faites un clic droit sur l'image, choisissez Image, puis l'onglet Taille, en gardant les proportions verrouillées.

Outlook pour Mac, iPhone et Android

Outlook pour Mac

1. Dans le menu Outlook, sélectionnez Paramètres.
2. Sous Courrier, sélectionnez Signatures.
3. Cliquez sur le bouton d'ajout (+) et tapez le nom de la signature.
4. Saisissez la signature dans l'éditeur. Le bouton « Afficher plus d'éléments » (...) permet d'ajouter une image, un lien ou un tableau.
5. Sous « Définir la signature par défaut », choisissez le compte, puis la signature « Pour les nouveaux messages » et « Pour les réponses ou les transferts ».
6. Fermez la fenêtre Signatures.

Pour l'insérer à la main, cliquez dans le corps du message puis sur Signature dans le ruban. Microsoft annonce la fin de la prise en charge de l'ancienne version d'Outlook pour Mac en octobre 2026 : si vos menus ne correspondent pas, vous êtes probablement encore sur cette version.

Outlook sur iPhone et Android

1. Dans l'application Outlook, ouvrez Paramètres.
2. Sous E-mail, touchez Signature.
3. Saisissez votre signature, ou activez la signature par compte pour en définir une par adresse.

L'application mobile a sa propre signature, distincte de celle de votre ordinateur. Gardez-la courte : nom, fonction, téléphone.

Ajouter une signature dans Gmail (ordinateur, Android, iPhone)

Sur ordinateur

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres, puis « Voir tous les paramètres ».
3. Dans l'onglet Général, descendez jusqu'à la section « Signature » (cliquez sur « Créer » si vous n'en avez pas encore, puis nommez-la).
4. Saisissez ou collez votre signature dans le champ. Vous pouvez la mettre en forme et y ajouter une image.
5. Juste en dessous, choisissez-la comme signature par défaut pour les nouveaux e-mails et pour les réponses.
6. En bas de la page, cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

La signature peut contenir jusqu'à 10 000 caractères, image comprise. Vous pouvez en créer plusieurs et en changer pendant la rédaction avec l'icône « Insérer une signature », en forme de stylo. Si vous écrivez depuis plusieurs adresses avec « Envoyer des e-mails en tant que », un menu déroulant au-dessus du champ permet d'associer une signature à chaque adresse.

Sur Android

1. Ouvrez l'application Gmail.
2. En haut à gauche, appuyez sur Menu.
3. Faites défiler l'écran, puis appuyez sur Paramètres.
4. Sélectionnez le compte concerné.
5. Appuyez sur « Signature mobile », saisissez le texte, puis appuyez sur OK.

Sur iPhone et iPad

1. Ouvrez l'application Gmail.
2. En haut à gauche, appuyez sur Menu, puis sur Paramètres.
3. Sous « Rédiger et répondre », appuyez sur « Paramètres de signature ».
4. Activez « Signature mobile », puis ajoutez ou modifiez votre texte.
5. Appuyez sur Retour pour enregistrer.

La signature mobile ne s'applique qu'aux messages envoyés depuis l'application. Si vous n'en définissez pas, Gmail utilise celle de l'ordinateur pour les nouveaux messages. Sur iPhone, le réglage se fait compte par compte.

Mettre en forme une signature dans ces éditeurs reste fastidieux, et le résultat varie d'une messagerie à l'autre. Notre générateur de signature mail gratuit produit une signature HTML pensée pour Gmail, Outlook et Apple Mail : tableaux simples, styles intégrés, polices présentes sur tous les appareils, réseaux sociaux en liens texte. Vous choisissez un modèle (Classique, Photo, Minimal ou Compact), vous remplissez vos coordonnées, et vous copiez. Vos saisies restent dans votre navigateur.

Ajouter une signature dans Apple Mail (Mac et iPhone)

Mail sur Mac

1. Ouvrez l'app Mail.
2. Choisissez Mail > Réglages, puis cliquez sur Signatures.
3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez le compte de messagerie.
4. Cliquez sur le bouton Ajouter, sous la colonne du milieu, et saisissez un nom : il apparaîtra dans le menu Signature pendant la rédaction.
5. Composez la signature dans la colonne de droite, avec les menus Édition et Format. Pour ajouter une image, faites-la glisser dans la zone d'aperçu.

Si vous créez la signature alors que « Toutes les signatures » est sélectionné, faites-la ensuite glisser sur un compte pour pouvoir l'utiliser. Décochez « Placer la signature avant le texte cité » si vous préférez qu'elle apparaisse après la citation dans les réponses.

Mail sur iPhone

1. Ouvrez l'app Réglages.
2. Touchez Apps, puis Mail.
3. Sous Rédaction, touchez Signature.
4. Modifiez le texte. Touchez « Par compte » pour définir une signature différente pour chaque adresse.

Selon Apple, les signatures de l'app Mail sur iPhone ne peuvent comporter que du texte : ni logo, ni mise en page. Prévoyez donc une version texte soignée de votre signature, comme l'exemple 4 plus bas.

Que mettre dans une signature mail professionnelle

Une bonne signature répond en un coup d'œil à trois questions : qui vous êtes, comment vous joindre, pourquoi vous faire confiance. Dans l'ordre :

1. Prénom et nom, en gras ou légèrement plus grands.
2. Fonction et entreprise : « Gérant, Martin Plomberie » en dit plus que « Martin Plomberie ».
3. Un seul téléphone, celui où vous répondez vraiment.
4. Le site web, en lien court et lisible.
5. L'adresse, seulement si vous recevez des clients.
6. Le logo, petit et léger, ou votre photo si votre métier repose sur la relation (conseil, coaching, immobilier).
7. Un seul appel à l'action, facultatif : prendre rendez-vous, demander un devis, ou laisser un avis Google.
8. Deux ou trois réseaux sociaux au maximum, ceux que vous alimentez réellement.

À éviter : les citations, les bannières lourdes, plus de deux couleurs, les polices exotiques que la messagerie du destinataire remplacera, et la signature entièrement en image, qui disparaît dès que les images sont bloquées. Pour les couleurs et la typographie, partez de votre charte graphique : la signature est l'un des supports que vos clients voient le plus souvent, et elle doit ressembler au reste de votre identité. Si cette identité n'existe pas encore, commencez par là : voyez notre offre de branding, du positionnement aux supports du quotidien.

4 exemples de signature mail professionnelle

1. L'artisan

Julien Martin
Plombier chauffagiste, gérant
Martin Plomberie
06 XX XX XX XX
Intervention à Lyon et dans un rayon de 30 km
www.votre-site.fr

Pourquoi ça marche : le métier et la zone d'intervention figurent dans la signature, donc dans chaque devis envoyé. Ajoutez le lien d'avis Google en dernière ligne.

2. La consultante ou le freelance

Camille Durand
Consultante en recrutement
06 XX XX XX XX · www.votre-site.fr
Réserver un appel de 20 minutes : [lien de votre agenda]
LinkedIn

Pourquoi ça marche : un seul appel à l'action, cliquable, qui transforme chaque échange en rendez-vous potentiel.

3. Le commercial d'une PME

[Logo de l'entreprise]
Thomas Leroy
Responsable commercial Grand Ouest
Leroy Équipements
Tél. 02 XX XX XX XX · Mobile 06 XX XX XX XX
12 rue de l'Exemple, 44000 Nantes
www.votre-site.fr

Pourquoi ça marche : le logo porte la marque, mais toutes les coordonnées restent en texte et s'affichent même si l'image est bloquée.

4. La version courte pour les réponses et le mobile

Julien Martin, Martin Plomberie
06 XX XX XX XX

Pourquoi ça marche : dans un fil de dix échanges, répéter le logo et l'adresse alourdit tout. C'est aussi le format qui convient à Mail sur iPhone, limité au texte.

Images, signature HTML et problèmes fréquents

Les bonnes tailles d'image

Google recommande pour Gmail une image de signature de 70 à 100 pixels de haut et de 300 à 400 pixels de large, avec un maximum de 100 pixels de haut sur 1 000 pixels de large. Un logo horizontal entre naturellement dans ce cadre ; pour une photo de profil carrée, restez sous 100 pixels de côté. Ces repères sont un bon point de départ pour toutes les messageries : préférez le PNG pour un logo, le JPG pour une photo, et un fichier de quelques dizaines de Ko.

Héberger l'image plutôt que l'intégrer

Dans Gmail, une image s'ajoute de trois façons : par adresse web (URL d'une image publique), depuis Google Drive (l'image doit être partagée publiquement) ou par import depuis l'appareil. Pour une signature HTML, la méthode la plus fiable reste l'URL d'une image hébergée en https sur votre site. Côté Outlook classique, Microsoft signale que des balises VML dans une signature peuvent faire apparaître certains éléments en pièces jointes au lieu d'images intégrées : passez par le bouton Image de l'éditeur.

Signature mail HTML : comment ça marche

Une signature HTML est un petit bloc de code (tableaux, styles, liens) que la messagerie affiche mis en forme. Gmail et Outlook n'ont pas de champ prévu pour coller du code brut : on affiche la signature dans un navigateur, on la copie, puis on la colle dans l'éditeur de signature, qui conserve la mise en forme. Pour qu'elle survive à tous les logiciels, le code doit rester simple : tableaux plutôt que mises en page modernes, styles écrits dans chaque balise, polices standard (Arial, Verdana, Georgia, Tahoma), images par URL avec largeur et hauteur fixées.

Les problèmes les plus fréquents

Dernier réflexe avant de déployer une signature à toute une équipe : envoyez un test vers une adresse Gmail et une adresse Outlook, ouvrez-le sur ordinateur et sur téléphone, puis corrigez. Pour une équipe, gardez une structure unique et faites remplir à chacun ses coordonnées dans le générateur de signature : mêmes couleurs, mêmes tailles d'image, même ordre des lignes.